La contabilidad es una función empresarial fundamental. Cuando se hace bien, pasa prácticamente desapercibida. Pero cuando se hace mal, puede perjudicar realmente a su negocio. Afortunadamente, muchos errores contables -incluso los más comunes- pueden evitarse con la planificación y las herramientas adecuadas.
Es fundamental que los propietarios de empresas se familiaricen de forma proactiva con los errores de contabilidad más comunes y las mejores prácticas para prepararse para posibles riesgos financieros y ahorrar tiempo y dinero.
Para ayudar, esta guía explora 5 mitos comunes de la contabilidad empresarial y cómo evitarlos.
Mito contable nº 1: No necesito mirar los números
Es falso. Incluso si «los números no son lo tuyo», deberías estar familiarizado con los números que hay detrás de tus gastos generales, ingresos y gastos. Esto es especialmente cierto para las startups que buscan crecer rápidamente o atraer a futuros inversores.
Un estudio reciente de CB Insights descubrió que «quedarse sin dinero» era la segunda razón más citada para el fracaso de las empresas emergentes (29% de todos los fracasos). ¿Significa eso que los propietarios de empresas necesitan una línea de visión constante de sus libros? No necesariamente.
Empiece por controlar el flujo de caja y establezca cadencias semanales para revisar los balances y las pérdidas y ganancias. Las empresas que están creciendo querrán ir más allá y hacer un seguimiento de las métricas financieras clave. Estas métricas pueden incluir el consumo de efectivo, los ingresos recurrentes, el coste de adquisición de clientes (CAC) y el valor de vida del cliente (LTV). Tener visibilidad de las finanzas actuales le ayudará a tomar decisiones empresariales acertadas y a seguir siendo competitivo.
Mito contable nº 2: La nómina sólo implica el cálculo de la misma y los impuestos
Otra idea errónea sobre la contabilidad empresarial es que la nómina sólo implica el procesamiento de los cheques de pago y los impuestos. El IRS impone multas a 1 de cada 3 empresas cada año por errores en las nóminas, lo que refuerza lo complicados que pueden ser los procesos de nóminas.
Después de determinar el calendario de pagos y los salarios de los empleados, las empresas deben cumplir con las leyes federales y estatales pertinentes. La geografía puede afectar a todo, desde las leyes sobre horas extraordinarias hasta el salario mínimo por hora, pasando por las bajas por enfermedad obligatorias.
También es necesario clasificar correctamente a los trabajadores y hacer un seguimiento del tiempo de descanso adecuado para llevar una nave ajustada. Además, el IRS espera que las empresas mantengan registros detallados y los tengan disponibles para posibles auditorías.
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A pesar de tener que cumplir con el Departamento de Trabajo, el Servicio de Impuestos Internos y las leyes estatales específicas para los empleados, muchas pequeñas empresas siguen manteniendo las nóminas en papel. Los errores en las nóminas y en las tarjetas de tiempo cuestan entre 4 y 9 pesos cada período de pago, y eso se va acumulando con el tiempo. Utilice tecnología contable fiable y herramientas de seguimiento del tiempo para ahorrar tiempo y garantizar la exactitud de los números.
Mito contable nº 3: No necesito un software de contabilidad
Al igual que las ideas erróneas sobre las nóminas, la contabilidad abarca más funciones de las que la mayoría de la gente cree. Desde la facturación a los clientes hasta el pago a los proveedores, pasando por la contabilidad y los informes fiscales, la contabilidad es lo que impulsa su negocio. Los números no sólo tienen que ser precisos, sino que también tienen que estar fácilmente disponibles. Por eso no puede confiar únicamente en las hojas de cálculo. Para maximizar su tiempo y la visión de los datos contables, realmente necesita un software de contabilidad.
Una solución de contabilidad basada en la nube le da visibilidad a los aspectos críticos de sus finanzas a través de paneles dinámicos y funciones de información. Puede automatizar la facturación y las facturas recurrentes mediante la automatización de la facturación. Gestione las tarjetas de crédito, las cuentas por pagar y los diferentes requisitos de compra sin problemas desde una única interfaz.
El software de contabilidad también puede ayudar a aliviar la ansiedad en torno al cumplimiento de los impuestos. El IRS considera que algunas partidas de gastos no son válidas a menos que vayan acompañadas de documentos justificativos. El software de contabilidad mantiene consolidados todos los datos financieros críticos y proporciona una pista de auditoría para facilitar el seguimiento, entre otras cosas.
Los estudios muestran que las empresas que invierten en software de contabilidad añaden cinco veces más clientes que las empresas que no implementan estas herramientas. En 2020, el 58% de las grandes empresas y el 78% de las pequeñas empresas utilizan software de contabilidad en la nube. Además de eso, las empresas que utilizan servicios de contabilidad en la nube mostraron un crecimiento de los ingresos del 15% año tras año.
Mito contable nº 4: La contabilidad solo es importante antes de la época de impuestos
La época de impuestos es inherentemente estresante para las pequeñas empresas, pero el período de impuestos no es el único momento en que la contabilidad importa. Tener un control de sus finanzas es fundamental para construir una estrategia de salida al mercado. Para ello, debe supervisar y gestionar constantemente su salud financiera en todo momento. Esto también le ayuda a tomar decisiones fiscalmente eficientes durante todo el año.
En una encuesta realizada por Wasp Barcode Technologies sobre las prácticas contables de las pequeñas empresas, la mayoría de los propietarios de negocios identificaron las cuentas por cobrar y el flujo de caja diario como sus mayores desafíos contables. Estos problemas requieren un seguimiento diario, no sólo en la temporada de impuestos, para mantener un negocio funcionando de manera eficiente.
La creación de una estructura en torno a sus procesos contables le beneficiará a la hora de planificar los siguientes escenarios:
- Planificación de previsiones: Tener un control de sus números hoy le ayudará a tomar decisiones financieras informadas para su futuro.
- Navegar por el crecimiento: Las finanzas de la empresa van y vienen, pero aprovechar los datos existentes puede ayudar a su empresa a prepararse para épocas de mayor o menor crecimiento.
- Preparación para las auditorías: Sus libros deben estar siempre preparados para cualquier situación imprevista. Las empresas están sujetas a auditorías periódicas del IRS, así que planifique con antelación y tenga sus registros contables listos en cualquier momento.
Mito contable nº 5: La contabilidad es cara
Este sigue siendo uno de los mitos contables más comunes. Si bien es cierto que los servicios de contabilidad son una inversión, también pueden suponer un ahorro de costes exponencial y ayudarle a evitar posibles riesgos.
Determine si necesita un apoyo contable anual o un servicio de contabilidad durante todo el año. Un contable puede ayudar a registrar las transacciones diarias, procesar las nóminas, facturar a sus clientes y ayudar a equilibrar los libros. Los contables ayudan en tareas más avanzadas, como la declaración de impuestos y el análisis de costes, pero también pueden realizar las mismas tareas que un contable.
Si piensa subcontratar su apoyo contable, recuerde que la mayoría ofrecen consultas gratuitas y sólo facturan al final del trabajo. Comprenda toda la gama de servicios que necesita antes de iniciar su búsqueda de servicios de contabilidad, de modo que sólo pague por lo que realmente utiliza.