Las empresas buscan sistemas de contabilidad cuando su sistema actual no puede seguir el ritmo del negocio a medida que este crece. En consecuencia, la mayoría de los compradores buscan una solución inmediata. Se preguntan cuál es la herramienta de contabilidad que me dará la funcionalidad que necesito en este momento.
En consecuencia, cuando compran una solución para sus necesidades actuales, esta se quedará obsoleta pronto. Una de las principales razones por las que necesita que su sistema contable y de contabilidad sea escalable es para evitar los costes de actualización y la pérdida de tiempo en la gestión de las finanzas en crecimiento.
Su organización seguirá creciendo y cambiando. La complejidad de su organización no se detendrá con la solución contable que adquiera. Sólo aumentará. Por lo tanto, necesita una solución que tenga la flexibilidad de escalar y personalizar para adaptarse a los requisitos cambiantes. Cuando empiece a buscar nuevas soluciones, no se limite a pensar en sus problemas actuales.
Piense en cómo surgirán nuevos puntos de dolor y problemas y cómo los abordará. En primer lugar, considere la probabilidad de crecimiento y expansión. Su búsqueda de una nueva aplicación de contabilidad termina realmente cuando tiene una solución que es lo suficientemente adaptable y escalable para resolver sus problemas ahora y en el futuro.
¿Cómo dictan las transacciones de ventas la escalabilidad?
La contabilidad es muy diferente entre las pequeñas y medianas empresas y las empresas. De hecho, la complejidad de la contabilidad suele estar impulsada por el volumen de transacciones. El ritmo de cosas como las facturas de ventas y los ingresos de efectivo reflejan la generación de débitos y créditos que el sistema de contabilidad de la empresa debe contabilizar.
Un error común es pensar que la contabilidad debe basarse en el tamaño de los ingresos, pero no es así. Una empresa de mil millones de pesos puede tener sólo unas pocas transacciones al año. Sin embargo, una empresa de cinco millones de pesos puede tener un volumen de transacciones extremadamente alto si vende artículos de poco valor. En conclusión, el número de transacciones es más decisivo que el valor de los ingresos.
Escalabilidad y especificidades del libro mayor
El número de transacciones refleja el grado de detalle necesario para su libro mayor y otras funciones de contabilidad central. Para escalar eficazmente, debe pensar en cómo es el volumen de transacciones en su organización. Además, piense en si su volumen aumenta en el futuro. En resumen, escalar su contabilidad implica examinar cómo está equipado su libro mayor para gestionar estas transacciones.
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Libro mayor: La base del sistema contable
Por encima de todo, el núcleo de cualquier sistema de contabilidad es el libro mayor. El libro mayor es un registro exhaustivo de todas las actividades contables de una entidad jurídica donde se alojan todas las transacciones detalladas o los resúmenes registrados. Todas las transacciones generadas a partir de sus diversas interacciones financieras o a través de los bancos desembocan en última instancia en el libro mayor. Esto es lo que hace que el libro mayor sea el núcleo de la contabilidad y una consideración central para la forma de escalar.
La estructura y la capacidad del libro mayor del sistema contable están definidas por dos formatos principales de arquitectura: el libro mayor y el libro auxiliar. A continuación, un rápido desglose de ambos:
Libro mayor
Los libros mayores fusionados utilizan una correlación uno a uno entre las transacciones de origen y los asientos contables. Cada vez que se realiza una transacción de origen, el libro mayor se actualiza con la transacción individual. Esto es óptimo para las empresas pequeñas y medianas que no generan toneladas de transacciones.
Auxiliares
Los libros auxiliares utilizan una correlación de muchos a uno entre las transacciones de origen y las entradas. El libro auxiliar sirve como unidad contable autónoma. Contiene los detalles de la transacción necesarios para un asiento resumido que registra el cambio contable neto en un libro mayor. Puede registrarse para un periodo de tiempo determinado, como un día, una semana o un mes. Esto permite a las empresas con un alto índice de transacciones gestionar las transacciones masivas con mayor facilidad y rapidez.